VIPP 5: uitwisselen van medische gegevens tussen instellingen onderling

Juiste Zorg op de Juiste Plek, oftewel het verplaatsen, verminderen en vervangen van zorg, is één van de oplossingsrichtingen voor het behouden van betaalbare en kwalitatief hoogwaardige zorg. Het efficiënt organiseren van de Juiste Zorg op de Juiste Plek is een uitdaging. Hoe komen alle partijen aan tafel? En hoe richten we het proces zo efficiënt mogelijk in voor de patiënt én de zorgverlener? De Lean toolbox kan hiervoor een handvat bieden. In dit artikel vertellen we hoe.

De taken en rollen van de verschillende zorgverleners veranderen op het moment dat zorg wordt verplaatst naar huis. Bij het inrichten van nieuwe processen of het optimaliseren van de huidige processen kan gebruik worden gemaakt van een aantal Lean tools.

Een voorbeeld hiervan is een Value Stream Map (VSM) of waardestroomanalyse. Een VSM maakt het huidige zorgproces inzichtelijk en identificeert verspillingen, business waarde en klantwaarde. Op die manier levert de VSM waardevolle inzichten voor het inrichten van een nieuw proces. Het is krachtig om het maken van een VSM uit te voeren met alle betrokken partijen: huisarts, thuiszorgorganisatie en ziekenhuis. Hier ligt ook de grootste uitdaging: hoe zorg je ervoor dat een VSM sessie niet uitloopt op een discussie over ‘wie doet er wat en waarom’? Het maken van een VSM vraagt een gedegen aanpak, om ervoor te zorgen dat de werkelijkheid en waarde van alle betrokken partijen écht naar voren komt.

Voor het in kaart brengen van een proces is het maken van een VSM een krachtige tool. Doordat alle partijen zijn aangesloten en gezamenlijk het nieuwe proces vormgeven creëer je draagvlak en heeft de uitwerking een grote kans van slagen.

Project in een snelkookpan

Vanwege de vele betrokkenen bij Juiste Zorg op de Juiste Plek-projecten en de schaarse tijd van zorgverleners, is het een flinke uitdaging om een proces in kaart te brengen én aan te passen. Een Kaizen event biedt een gelegenheid om op een snelle, efficiënte manier de VSM te maken en het nieuwe proces in te richten. Een Kaizen Event is een project in een snelkookpan. In een tijdsbestek van twee dagen (of vier dagdelen) geven de betrokkenen het nieuwe proces vorm, en werken ze vervolgens direct aan de randvoorwaarden die het nieuwe proces mogelijk maken. Denk aan het herschrijven van protocollen, een nieuwe procesbeschrijving en het informeren van de eigen achterban. Het resultaat is een ‘kant en klaar’ nieuw proces en een nagenoeg lege to-do-lijst. Mochten er dan toch nog zaken op de to-do-lijst terecht zijn gekomen dan kunnen deze efficiënt worden weggewerkt wanneer een Kaizen Event wordt gecombineerd met een Agile werkwijze.

Bij Allegro Medical hebben we verstand van het inzetten van de Lean Toolbox in projecten in de zorg. Wil je meer weten? Neem dan gerust contact met ons op via Marleen van der Woude (m.vanderwoude@allegromedical.nl)!